法令 · 労働基準法109条・附則143条2項、個人情報保護法22条

対象: 従業員の方へ・労務担当者の方へ

退職後の記録の保存と消去

退職しても、勤怠の記録がすぐに消えるわけではありません。法律が保存を義務づけているためです。

2つの法律が逆を向いている

法律	求めていること
労働基準法109条	賃金台帳・出勤簿等の記録を保存しなければならない(原則5年。附則143条2項の経過措置により当分の間3年)
個人情報保護法22条	利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めなければならない

退職者について、この2つは正面からぶつかります。記録を消せば労働基準法に反し、 残し続ければ個人情報保護法の努力義務に反する、という形です。

保存義務が「しなければならない」(義務)で、消去が「努めなければならない」(努力義務)である 以上、保存期間が経過するまでは残すのが正しい順序です。

保存期間の起算日

労働基準法109条の保存期間は「最後の記載日」から数えます。退職者の場合、最後の勤怠記録が その日にあたります。KIZAMI は退職処理を行った日を起算日として扱います。退職処理は 最終出勤日以降に行われるため、この扱いは実際の起算日より後ろになることはあっても 前になることはなく、義務期間を割り込みません。

期間の経過後に何が起きるか

保持期間が過ぎると、管理者は退職者の個人データを消去できるようになります。 このとき消えるものと残るものは次のとおりです。

対象	扱い
氏名・メールアドレス	個人を識別できない表記に置き換える
パスワード・二要素認証・ログイン情報	削除する
通知の設定・端末の情報(IPアドレス・ブラウザ情報・位置情報)	削除する
勤怠記録(打刻の時刻・集計結果・締めた月の数字)	残す(保存義務のため)
監査ログ	残す(改変しない。表示される氏名だけが匿名化される)

つまり「記録を消す」のではなく、記録から『誰の記録か』を取り除く操作です。 勤怠記録の行そのものが消えないため、過去に締めた月の集計値は消去の前後で変わりません。

この操作は取り消せません。退職後にご自身の記録の開示を希望される場合は、 保持期間が経過する前に会社の窓口へご連絡ください。

保持期間は会社が選びます

3年(経過措置)と5年(原則)のどちらを採るかは会社が決めます。KIZAMI の既定は5年です — 経過措置はいつか終了し、そのとき3年のままにしていると保存義務を満たせなくなるためです。